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Tips de Presupuesto – Estudio BARC SCORE sobre Herramientas de planeación 2020

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Tips de Presupuesto – Estudio BARC SCORE sobre Herramientas de planeación 2020

A lo largo de nuestros blogs hemos destacado el uso de software para ayudar al proceso de toma de decisiones, que va desde la recopilación de datos reales y de presupuesto a lo largo y ancho de la compañía, para que esa información sea consolidada, procesada y transformada de tal forma que lleve a reportes financieros como el P&L o Balance. O inclusive a tableros de control, mejor conocidos como dashboards. A este proceso se le ha denominado CPM (Corporate Performance Management). 

La realidad hoy en día es que en su mayoría las empresas utilizan Excel como su software de CPM. Sin embargo, esto ha llevado a dificultades intrínsecas de Excel como puede ser la veracidad, la falta de control en la información recolectada, sin contar con una consolidación de hojas de cálculo excesiva y procesos de presupuesto muy largos. Lo que lleva en la realidad a una falta de análisis de información y toma de decisiones basada en pocos fundamentos.

Por ello la necesidad de una herramienta de CPM se vuelve prioritaria para las compañías a medida que vayan creciendo. Pero ¿cuál es la mejor herramienta? ¿cómo saber que herramienta va de acuerdo con mis necesidades? Para poder orientarlos a contestar estas preguntas hablaremos en este blog del estudio BARC SCORE de CPM. 

BARC es una compañía (http://barc-research.com) que al igual que Gartner hace entrevistas y evalúa al software a través de sus clientes y de un análisis técnico. Y el día de hoy les voy a compartir un resumen del estudio que hizo BARC SCORE en 2020.

Para la inclusión de los participantes se tomaron sólo los que facturaron ventas arriba de los 25 millones de euros por año.

Cada vendedor fue evaluado tanto en las capacidades de su portafolio como en su desempeño en el mercado y se evaluaron los siguientes puntos:

  • Planeación – Que el sistema sea capaz de ingresar datos a través de una forma a una base de datos centralizada, así como un modelado con la lógica de planeación que combina información operativa y financiera; que hayan sido modelados dentro de la misma herramienta. Así como el uso de flujos de trabajo (workflow).
  • Evaluación del portafolio – El motor de planeación no es suficiente, de hecho, no se puede hablar de un buen software de planeación sin mencionar el reporte o herramientas de análisis, y en algunos casos hasta herramientas ETL (Extracción y transformación de datos) para acceder a diferentes bases de datos.
  • Consultas y reporteo Ad-hoc – El reporteo estático no basta, es necesario generar reportes a través de información relevante que se va consultando dentro de los mismos informes.
  • Análisis – Un reporte estático no provee las herramientas necesarias para analizar la información. En cambio las herramientas OLAP (Procesamiento OnLine Analítico) permiten manejar la información en forma de cubos, integrando dimensionalidad, es decir, la integración de múltiples variables, y así poder pivotear, hacer drill down e inclusive cálculos sofisticados.
  • Reporteo – Para hacer reportes fijos también se tiene que tomar en cuenta la calendarización y actualización de estos, así como la forma en que los usuarios los consultarán o cómo serán distribuidos al resto de la compañía.
  • Facilidad de uso – Que no se limite a ver un reporte, sino a generar nuevos reportes, actualización de la información inclusive integrar nuevas reglas de negocio.
  • Evaluación de Infraestructura – Hay que considerar los detalles del hardware para su instalación, pero también el de los usuarios para su correcto uso.
  • Tablero de control – La idea de un tablero de control es que con una rápida vista se puedan medir los principales indicadores de la compañía (KPIs).
  • Analítica avanzada – La capacidad para hacer cálculos. Como proyecciones e integración de reglas de negocio. Dependiendo ciertas premisas, e inclusive tener la capacidad de hacer escenarios “what-if” o simulaciones.

En cuanto a los criterios del mercado se evaluó:

  • Estrategia del producto
  • Satisfacción del cliente
  • Finanzas del productor
  • Cobertura geográfica
  • Ecosistema
  • Estrategia de ventas
  • Fuerza organizacional
  • Estrategia de Marketing

La siguiente gráfica muestra los resultados de la calificación de acuerdo con el estudio, donde se muestra quiénes son los líderes en el mercado en materia de CPM. 

Aquí hablaremos de las fortalezas y principales retos de algunos de los competidores más relevantes, y que considero puedes tomar como base si estás evaluando algún software de este tipo:

Anaplan

Software de origen estadounidense fundado por la gente detrás de Adaytum (antes IBM Cognos Planning) 

Ellos apuestan por una plataforma en la nube con la flexibilidad de que los usuarios puedan hacer escenarios tanto top-down como bottom-up. Utilizan una plataforma con base de datos in-memory.

Fortalezas

  • Tecnología moderna y escalable en la nube
  • Flexibilidad para una gran variedad de caminos de planeación sin ninguna especialización en una industria en particular
  • Muchos modelos predefinidos que se pueden utilizar
  • Analítica avanzada integrada con ML (Machine Learning) e IA (Inteligencia Artificial) para la optimización.

Retos

  • Sólo en la nube, es necesaria la salida a internet para datos y usuarios
  • Es más bien un producto de planeación, que de analítica. Tiene un convenio con Tableau (un software de Reporteo) para poder completar su solución, pero no lo tiene por si sólo
  • Para ser orientado a la mediana empresa es un poco caro

Board International

Tienen presencia en Europa en Suiza y en Estados Unidos en Boston. Su programa se basa en su orientación al usuario final a través de sus pantallas de fácil uso, y una base de datos en memoria propietaria llamada WAVE, que también permite que los usuarios puedan modelar.

La filosofía de Board se basa en “todo en uno”. Aunque su base es on premise, ha introducido su funcionalidad en la nube a través de Microsoft Azure, incluyendo storytelling, colaboración y capacidades cognitivas con NLQ (Natural Language Query).

Fortalezas

  • Flexible, totalmente basada en web, multidimensional con base de datos en memoria
  • Lenguaje gráfico, orientado al usuario final, no necesita conocimientos de programación
  • Funcionalidad intuitiva para bottom-up y top-down
  • La compañía esta enfocada en el crecimiento

Retos

  • Acceso limitado a la base de datos propietaria por externos
  • El enfoque de Board va a implementaciones específicas para cada cliente
  • Requiere nuevas capacidades para la impresión y generación de reportes
  • La flexibilidad del producto puede llevar a implementaciones poco acertadas e inadecuadas

IBM

IBM no necesita presentación con más de 380,000 empleados en más de 170 países. Compró por $5 billones la compañía canadiense Cognos incluyendo TM1.

IBM Planning Analytics (antes TM1) está en el mercado desde 1980, debido a su gran funcionalidad para análisis OLAP, y su tecnología en memoria toma un plan estratégico dentro de la plataforma de productos de IBM.

IBM Cognos Analytics antes Cognos BI provee toda la funcionalidad en tableros de control, reporteo, análisis en una plataforma web-based. Adicionalmente IBM ha integrado a la plataforma IBM Watson Analytics para integrar al producto eficientes análisis cognitivos y de reporteo a través de Machine Learning e Inteligencia Artificial.

De igual forma cuenta con componentes para la minería de datos (data mining) y capacidades estadísticas de SPSS. Watson Studio incluye módulos basados en Jupyter Notebooks para el desarrollo en R y Python para capacidades de AutoAI (Auto Inteligencia Artificial) y Decision Management (Administración de toma de decisiones).

Fortalezas

  • IBM Cognos Analytics es un extenso, escalable y bien integrado producto de reporteo
  • IBM Planning Analytics ofrece un ambiente flexible y comprensivo para que los usuarios administradores puedan crear aplicaciones de planeación y analítica de negocio de alto rendimiento en una base de datos en memoria
  • Funcionalidad en Excel para preparar el contenido, modelar, crear formas, y publicarlas en la web
  • Capacidades de data mining y analítica avanzada con IBM Watson Studio asi como una interfaz orientada el usuario para data discovery dentro de IBM Cognos Analytics
  • Una comunidad de partners bien establecida y certificada con presencia mundial

Retos

  • Hay contenido limitado para la implementación. Sin embargo, los partners pueden implementar o tienen acceso a una amplia base de conocimiento
  • La integración entre los distintos productos está incompleta. Sin embargo, con nuestra experiencia en Inphini, sabemos que un cliente puede obtener un modelo de CPM integral, adquiriendo únicamente IBM Planning Analytics
  • Para contar con las capacidades predictivas es necesario adquirir los productos por separado
  • Solución comparativamente cara, aunque la versión en la nube presenta un ahorro en costos e implementación

Oracle

Otra de las grandes compañías, Oracle cuenta con más de 138,000 empleados alrededor del mundo y con más de 430,000 clientes e implementaciones. Su EPM (Oracle Analytics and Enterprise Preformance Management) consiste en varios productos. En 2014 cambió su estrategia a la nube, aunque sigue implementando on-premise con sus soluciones como Hyperion. Sin embargo, la oferta de la nube consiste en Oracle Analytics on Cloud, Oracles´s flag ship y Oracle EPM Cloud. Tiene una implementación modular que incluye Enterprise Planning and Budgeting Cloud Service, Planning and Budget Cloud Service, Financial Consolidation and Close Cloud Service y Profitability and Cost Management Cloud Service.

Para Analytics tiene Oracle Analytics Cloud, que incorpora funciones basadas en el usuario para la preparación y visualización de la información, inteligencia de negocios y mantenimiento de escenarios. Ofrece módulos para el desarrollo de tableros de control, reporteo, reporteo ad-hoc, y descubrimento de análisis de autoservicio.

Complementando el portafolio, las capacidades de machine learning vienen incluidas dentro de Oracle Analytics Cloud, se pueden hacer script con R o Python. Oracle adquirió datascience.com con lo que se espera que estas capacidades aumenten en el futuro.

Fortalezas

  • Portafolio CPM completo tanto para la nube como on-premise cubriendo planeación financiera, consolidación y reporteo
  • PBCS (Oracle Planning and Budgeting Cloud Service ofrece una funcionalidad en la nube, que integra la planeación top-down y bottom-up con multiples escenarios
  • Incluye en un sólo producto disponible tanto en la nube cómo on-premise análitica, reporteo, reporteo ad-hoc, visualización, preparación de información y tableros de control
  • Incluye capacidades de machine learning que cuentan con consultas en lenguaje natural (natural language) 

Retos

  • Oracle tiene por separado las capacidades de CPM y de análitica en dos productos diferentes
  • Hyperion no es una herramienta de auto servicio. Sin embargo, la versión de la nube es más orientada al usuario.
  • No hay un empate entre sus productos on-premise y la nube
  • Es un producto caro, la versión en la nube ofrece descuentos para largo plazo

SAP

Para terminar los macrovendedores hablaremos de SAP. Con más de 100,330 empleados alrededor del mundo y ventas de EUR$24.74 bn. La estrategia original de SAP en cuanto analytics era ser una extensión de su ERP con lo que lanzó BW (SAP Business Warehouse) en 1998. Pero hoy en día, integró analytics a su plataforma de predictiva y de planeación con SAP Analytics Cloud para la nube o SAP BusinessObjects BI y BPC (SAP Business Planning and Consolidation) para on-premise.

SAP Analytics Cloud, conjunta el análisis y visualización, con la planeación y análitica aumentada, de acuerdo a diferentes roles de usuarios en una misma experiencia. 

SAP BPC es el producto recomendado para planeación y consolidación financiera on-premise. Es un producto que integra a Excel con soluciones basadas en internet que puede ser usada para desarrollar aplicaciones de planeación (ventas, gastos, finanzas, etcétera) con flujos de trabajo individuales o colectivos. Y que permite funciones write-back directamente en el modelo BPC en BW/4HANA.

Fortalezas

  • SAP Analytics Cloud es una herramienta orientada al usuario que integra funcionalidad predictiva, data discovery y diseño de aplicaciones
  • SAP BPC es un producto on-premise altamente escalable con la funcionalidad de planeación, consolidación, flujos de trabajo y manejo de escenarios
  • SAP Business Objects BI provee análisis, reporteo, reporteo ad hoc, tableros de control y customización del diseño de aplicaciones
  • Conectividad exclusiva con otros porductos de SAP como SAP Analytics Cloud con SAP S/4HANA, SAP BPC con SAP BW/4HANA
  • Una extensa y bien establecida comunidad de partners alrededor del mundo

Retos

  • SAP ofrece su versión on-premise y la nube para casos diferentes.
  • SAP Analytics Cloud sólo está disponible en la nube y por lo mismo hay pocas implementaciones
  • Para la versión on-premise se escoge SAP BPC que se encuentra en el back end de BW por lo que se requiere de personal técnico para hacer las conexiones a las bases de datos y consultas por lo que no es muy orientada al usuario
  • El enfoque a SAP Analytics Cloud ha detenido el desarrollo de sus otras herramientas de Analítica.

Conclusiones

Este sólo es un resumen del documento completo expedido por BARC, si quieres tenerlo completo, contáctanos en la sección de comentarios o en la de contacto y con mucho gusto te lo compartiremos. En realidad no siempre es muy claro qué herramienta es la más adecuada para tu compañía ya que hay muchos factores que pueden afectar la toma de decisiones, pero de igual forma nosotros te podemos ayudar a orientarte. 

Lo que estamos seguros es que estas marcas se encuentran en constante desarrollo de sus herramientas. ya que es una competencia feroz. Pero exhortamos fuertemente que la toma de decisión sea basada primero en funcionalidad y que sea orientada a usuario final, ya que la demanda de información del área financiera es muy amplia y cambiante por lo que la necesidad de un personal técnico entorpecería tremendamente el proceso para ambos. 

Otro factor es la conectividad ya que de nada sirve tener un auto último modelo si nunca se le va a poder poner gasolina. El servicio es muy importante, cuántas veces no has comprado equipos sofisticados que terminas por tirar porque no supiste usarlo o porque tuvo un desperfecto y no hubo nadie que lo pudiera reparar. 

Y el último factor obviamente es el presupuesto tanto inicial como de manteniento y soporte. Estamos hablando de tecnología y específicamente de software no hay nada más cambiante que eso, tanto en sistemas operativos, navegadores o fuentes de información. No puedes sólo considerar el costo inicial, tienes que considerar de igual forma el costo de mantenimiento y de soporte que se dará año con año.   

Adicionalmente recomendamos que la empresa que elijas para implementar la plataforma que sea más adecuada, sea experta en procesos de negocio y no únicamente especialista en software. Ya que este tipo de soluciones requieren más que gurús de sistemas, consultores que entiendan cómo se integra un proceso de planeación o presupuesto. De lo contrario, probablemente el diseño de la solución se quede corto.

Gracias por revisar este blog y espero que haya sido de utilidad, con gusto en el futuro seguiré compartiendo algunos blogs con los factores que nos hemos encontrado a lo largo de nuestra experiencia adquirida al implementar sistemas para la planeación financiera en empresas de diversos sectores. Me despido recordándoles que la mejor forma de estar preparado para todo es planeando.

Luis Larrañaga

llarranaga@inphini.com.mx

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