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Excel, ¿tan versátil como promete?


Este es nuestro primer blog del año, por lo que antes de empezar con el tema quiero felicitarlos y desearle un 2021 lleno de éxitos. 


Las hojas de cálculos son, en mi opinión, el programa más utilizado en los sistemas computacionales, creo mucho del desarrollo del sistema se debe a la idea de poder contar con hojas que nos permitan hacer cálculos simples y complejos, y en muchos de los casos las hojas de cálculo han venido a sustituir nuestra calculadora.


El concepto es muy simple, consiste en una hoja en donde se tengan filas y columnas (tablas) para realizar diversos cálculos llamando múltiples celdas (cruces de filas y columnas) como parámetros en los cálculos.


Hoy en día con esa información numérica y cálculos también se pueden insertar una diversa gama de gráficos (circulares, barras, columnas, dispersiones, áreas, etcétera) con la utilidad de tener un apoyo visual a los números presentados en las hojas.


Actualmente existen una gran variedad de hojas de cálculo, podemos escoger de muchos sabores y colores, siendo Microsoft Excel el rey en este rubro, podemos encontrar aquellas que son exclusivamente web como Google Sheets, otras gratuitas (open source) como LibreOffice Calc o OpenOffice Calc, y en caso de que uses Mac tienes la propia de Apple que se llama Pages. A partir de este momento, hablaré con base a mi experiencia en la utilización de Microsoft Excel y otro tipo de herramientas.


Ventajas


No podemos negar que las hojas de cálculo se han vuelto indispensables para la realización de diversas tareas relacionadas, tanto para trabajos escolares o laborales individuales, como para los puestos gerenciales y dentro de todas las áreas de pequeñas y grandes empresas y esto se debe a las múltiples ventajas que se tienen:


Facilidad de Uso: Las hojas de cálculo son hojas en blanco donde el usuario puede escribir y acomodar la información como mejor le convenga, es fácil de utilizar y le permite la realización de cualquier cálculo para poder presentar su información.


Intuitivo: El usuario con poco conocimiento puede utilizarlo y generar su propia información, la mayoría de los programas de hojas de cálculo tienen funciones predefinidas que facilita su uso en cualquier nivel de especialidad.


Archivos: Al manejarse como archivos el usuario puede organizar su información, transportarlos, compartirlos y hasta subirlos a la nube y trabajarlos desde diversos puntos.


Desventajas


Con las ventajas podemos ver porque se convierten de gran utilidad, pero también tienen grandes desventajas:


Información poco confiable: Al ser archivos altamente manipulables, muchas de las veces la información que se encuentra en ellos puede ser alterada por cualquier usuario y puede provocar errores, poca trazabilidad, pérdida e inconsistencia en la información.


Capacidad limitada: Al ser hojas que están compuestas de filas y columnas se encuentran límites en la capacidad del mismo programa o del equipo en que se esta trabajando, si tomamos en cuenta las características principales de Microsoft Excel sus capacidades son:


CaracterísticaLímite máximo
Libros abiertosEn función de la memoria disponible y los recursos del sistema
Número total de filas y columnas en una hoja de cálculo1.048.576 filas por 16.384 columnas
Ancho de columna255 caracteres
Alto de fila409 puntos
Hojas en un libroLimitado a la memoria disponible (el valor predeterminado es 1 hoja)
Formatos de número en un libroEntre 200 y 250, según el idioma de la versión de Excel instalada
Ventanas en un libroEn función de la memoria disponible
Hipervínculos en una hoja de cálculo65 530
Paneles en una ventana4
Hojas vinculadasEn función de la memoria disponible
Escala de zoomdel 10 % al 400 %
InformesEn función de la memoria disponible
Campos en un formulario32
Parámetros del libro255 parámetros por libro
Elementos mostrados en listas de filtros desplegables10 000
Límites máximos de almacenamiento en memoria y tamaños de archivos para libros del modelo de datosEl entorno de 32 bits está sujeto a una limitación de 2 gigabytes (GB) de espacio de direcciones virtuales, compartido por Excel, el libro y los complementos que se ejecuten en el mismo proceso. La parte de dirección del modelo de datos podría alcanzar de 500 a 700 megabytes (MB), pero podría ser inferior si se cargan otros modelos de datos y complementos.

El entorno de 64 bits no impone límites estrictos al tamaño del archivo. El tamaño del libro está limitado solo por la memoria disponible y los recursos del sistema.

A partir de Excel 2016, la función Detección de direcciones largas permite que Excel de 32 bits consuma el doble de memoria cuando los usuarios trabajan en un sistema operativo Windows de 64 bits.
Núcleos del procesador64
Longitud del nombre de archivo218 caracteres (esto incluye la ruta de acceso del archivo). Por ejemplo, C:\Username\Documents\FileName.xlsx.
Información tomada de: Microsoft Support


Es probable que un archivo pueda funcionar en una computadora con ciertas carácteristicas, pero, en otras con menores capacidades ya no se pueda abrir y mucho menos editar.


Multiples archivos: una de sus ventajas es la utilización de múltiples archivos, sin embargo, esto se puede convertir en un gran problema ya que mantener varios archivos relacionados, con el tiempo y el volumen de información contenida pueden incurrir en tener mal los links a los archivos (información mal representada) y si es necesario actualizar información se tenga que manipular una gran cantidad de información, esto con lleva a un sinfín de errores, como el clásico que nunca se sabe que archivo cuenta con la última versión de información. Este tipo de situaciones son muy recurrentes en la realización de procesos de presupuesto en las empresas, donde participan todas las áreas y se integra información de múltiples usuarios.


Utilización de Excel en grandes empresas


La utilización de Excel es muy variada, pero hoy les voy a hablar con base en nuestra experiencia y en lo que hemos visto que se han utilizado:


Bases de Datos formales: En muchas empresas, pequeñas y grandes, Excel se han convertido en aquel sistema que contiene información imprescindible para una o varías áreas de la empresa. Estos archivos en muchas ocasiones se vuelven una caja negra para las empresas, ya que solo una persona sabe las reglas que se integran y cómo funciona, a veces hasta tiene un nombre específico que puedes pensar que es un desarrollo formal, pero resulta ser el nombre de la persona que lo creó y desarrolló, y probablemente esa persona ya ni si quiera sea parte de la compañía. Por lo que las empresas dependen de personas específicas, en lugar de contar con un proceso automatizado que sea claro para todos.


Cálculos de Proyecciones financieras: En la mayoría de las áreas financieras o áreas gerenciales realizan sus proyecciones de ingresos y gastos en las hojas de cálculo.


Reportes Oficiales: Con la facilidad de generar múltiples tablas y gráficos muchas de las empresas generan sus análisis y presentaciones corporativos con base en Excel.


Pero ¿Excel realmente son las adecuadas para este tipo de utilización en la administración y análisis de información sensible para las empresas? Con base en mi experiencia, mi respuesta es un rotundo NO. Existen un sinfín de aplicaciones o software que te permiten un mejor manejo de tu información con disminución de errores humanos, fácil mantenimiento y que pueden escalarse y adaptarse a las reglas de negocio específicos de la empresa.


Para un mejor manejo de bases de datos y minería de datos es mejor utilizar sistemas adecuados a ellos, por eso existen sistemas como MySQL, Microsoft Access que son muy accesibles, o los más formales como Microsoft SQL, Oracle Database, IBM DB2. En el caso de la minería de datos existen programas que te permiten extraer, transformar y cargar la información de tus diversas fuentes, llamados ETL por sus siglas en inglés (Extract, Transform y Load), para que el usuario las pueda consumir con la seguridad de ser información confiable.


En el caso de las proyecciones y cálculos financieros existe software que te permite realizar este tipo de trabajo especializado, facilitando la incorporación de reglas de negocio (cálculos, procesos, funciones), flujos de trabajo definidos, plantillas de captura, en una base de datos global y auditoría de cada cambio, con esto las empresas pueden estar seguras de que la información es la correcta y siempre actualizada a las últimas versiones. Un ejemplo de esto es IBM Planning Analytics.


Para los reportes y el análisis de información de diversas fuentes tanto de datos históricos para ver qué ocurrió en el pasado, información actual que permite ver qué esta pasando hoy y proyecciones presupuestales con las que tendrás escenarios futuros, existen herramientas que te ofrecen tableros de control con alertas y tendencias, gráficos y formatos que te permiten contar con todo el panorama hasta encontrar el problema que se debe de mejorar o detectar la estrategia que está funcionando mejor para replicarla. Para este tipo de uso existen soluciones como IBM Cognos Analytics.


En Inphini nuestra misión es, justo, poder acompañar a las empresas en el proceso de transición de herramientas como Excel, que son muy funcionales en lo individual, pero en el área corporativa se vuelven inoperables, a sistemas automatizados de gestión que te permiten tener un manejo adecuado en la integración, análisis y proyección de información de acuerdo con las políticas y necesidades del cliente. Si estás buscando alguna alternativa en este sentido no dudes en contactarnos y con gusto te ayudaremos a encontrar la mejor solución.  

Ruben Gomez

rgomez@inphini.com.mx

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