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Tips de Presupuesto – Presupuestos durante la pandemia

Sin duda independientemente del gran problema en el sector de la salud que hemos tenido que vivir por el COVID, toda la vida y la economía se han visto afectadas de diversas formas. Por un lado, los comercios que han sido obligados a limitar sus tiempos de venta de mostrador o inclusive limitarse a sólo ventas por internet, y por otro los gastos no planificados para medidas de higiene o para recibir y enviar pedidos utilizando como vía los medios electrónicos.

Pero ahora que empieza un nuevo año y que existe la misma incertidumbre tanto para consumidores como para las empresas, ya que puede ser que se vean obligados a cerrar nuevamente sus puertas o que se corra un rumor de que es necesario el papel de baño y de repente se tengan ventas históricas. ¿Cómo podría ser posible adelantarse a estos hechos? o ¿qué sentido tendría tratar de hacer un presupuesto con estas premisas si esto es temporal? En realidad, ni siquiera la temporalidad la tenemos clara, cómo podrían regresar las cosas a la “normalidad” en 1 mes, en 1 o 2 años, o tal vez la “normalidad” ahora cambie.

Pero independientemente del grado de incertidumbre o que se pierda la tendencia o estacionalidad con que se proyecta el futuro, es necesario definir el rumbo que se va a seguir y hacer un plan y presupuesto, por lo que tenemos que considerar los hechos más cercanos a la realidad:

1-Considerar las restricciones puestas por el gobierno que impacten la operación del negocio, como pueden ser desinfectantes, termómetros, ventilación, accesos, horarios, etcétera.

2-Considerar un escenario base cero completamente nuevo, hay que tener claro que lo que se está viviendo es completamente diferente, los factores históricos no tendrán ningún peso sobre el futuro. Y la mejor forma de medir las nuevas métricas es considerando un escenario base cero para que nos pueda arrojar comportamientos de mercado medibles. Claro que hay que considerar que estos ya no vuelvan a ser medibles hasta otra crisis.

3-Considerar escenarios “what-if”, es decir, qué pasaría si alguna variable cambiara y aplicarse de forma inmediata y en paralelo. Un escenario en el que se pueda ver una venta si bien no de forma natural o normal, si de una forma agresiva considerando la realidad. Y otro, como un plan de contingencia en caso de que todo salga mal.

4-Hacer ajustes a los planes con mayor frecuencia y estar preparado para variaciones de forma rápida y ágil. Como existe tanta incertidumbre de cualquier cambio ya no podemos esperar a una revisión trimestral y mucho menos anual para corregir el rumbo de la compañía, en algunas ocasiones se tendrán que tomar decisiones inmediatas. Un tablero de control “dashboard” podría de ser de gran ayuda y marcar la diferencia entre una buena o mala decisión.

5-Asignar talentos financieros en aspectos claves de la compañía que estén preparados para generar ingresos o ahorros en cualquier momento en el que sea necesario. Ellos a su vez tendrán que hacer equipos internamente para tomar acciones en el presupuesto de forma inmediata y hacer frente a situaciones adversas de alta prioridad.

6-Replantear la toma de decisiones. El objetivo siempre es y será tener mayores utilidades, pero en estos tiempos el énfasis puede ser reducir costos o gastos o bien el generar nuevas estrategias y desarrollar nuevos negocios que respondan a las necesidades del mercado, porque si eres un restaurante en el que tu venta en comida para llevar representaba menos del 10%, tal vez ahora tenga que representar lo opuesto y para ello hay que hacer inversiones.

7-Mejorar los tiempos de ejecución de ajustes en el presupuesto, sé que este es el sueño de toda área financiera, aún sin crisis, pero en momentos de crisis se requieren los mejores avances.

8-Considerar alianzas estratégicas, no es un secreto que la mayoría la están pasando mal, es momento para hacer alianzas estratégicas que puedan mejorar la penetración en el mercado o de alguna forma ayudar a las ventas u operación. La unión hace la fuerza. Pero para ello es muy necesario conocer muy bien tus números y de la empresa de la alianza.

Sin duda es un reto lograr implementar alguna de estas acciones, pero una muy buena forma de implementarlo es a través de un sistema de planeación.  Nosotros en Inphini con gusto podemos apoyarte para tomar la mejor decisión en la adquisición de un sistema de este tipo. Pero de acuerdo con nuestra experiencia es muy viable que una implementación exitosa no sólo ayudaría a reducir los tiempos de ejecución del proceso de presupuesto, al tener una integración con todos los sistemas y un seguimiento en el flujo de trabajo para la recaudación de datos en todas las áreas de la compañía, también permitiría que se puedan manejar varias versiones y planear de forma simultánea distintos escenarios, e inclusive simular diferentes premisas y escenarios “what-if”. Logrando que de forma automática se consolide en un Estado de Resultados o un tablero de control “dashboard” con lo que se pueda analizar la compañía desde todos los ángulos de forma rápida, efectiva y con la mayor precisión posible.

Las crisis históricamente han representado retos para las compañías, pero también han sido un parteaguas para conseguir ventajas competitivas. Sin duda alguna el objetivo principal es sustentar y reducir en lo posible todos los gastos y costos, buscando generar utilidades. Por ello, si contamos con toda la información en tiempo y forma e implementamos los procesos adecuados pueden generarse ventajas dentro de la tormenta.

Espero esta reflexión sea de utilidad y con gusto en el futuro seguiré compartiendo algunos blogs con los factores que nos hemos encontrado a lo largo de nuestra experiencia adquirida al implementar sistemas para la planeación financiera en empresas de diversos sectores, me despido recordándoles que la mejor forma de estar preparado para todo es planeando.

Luis Larrañaga

llarranaga@inphini.com.mx

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