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TIPS DE PRESUPUESTO 6 – Los problemas de las hojas de cálculo en el presupuesto

TIPS DE PRESUPUESTO 6 – Los problemas de las hojas de cálculo en el presupuesto

Voy a hacer una suposición, que en tu empresa estas utilizando hojas de cálculo par llevar tu proceso presupuestal, ¿Qué cómo lo adivine?, es fácil, actualmente un 95% de las empresas utilizan hojas de cálculo para generar el presupuesto, creo que el 5% no le importará leer este artículo para acordarse de los problemas que tenían.

Las hojas de cálculo son una maravilla de verdad, son flexibles y casí cualquier usuario es capaz de manejarlas, pero ésto es un arma de 2 filos, porque esa flexibilidad implica un tremendo peligro. Los usuarios pueden manipularlas y pueden cambiar casi absolutamente todo, generar distintas versiones sin control alguno, y sólo el usuario, en algunas ocasiones, sabe donde lo guardó.

Y después el reto de recolectar la información, ¿cuántos “analistas” están a cargo de hacer éste proceso?, ¿Existe algún flujo?, ¿Conoces qué hojas de cálculo son necesarias en el proceso de planeación?, ¿Conoces que áreas son de captura y que áreas de cálculo?, ¿Conoces donde se encuentran y si la información ha sido respaldada?, estos son algunos de los problemas a los que te enfrentas en cuánto al proceso de presupuestación con hojas de cálculo, pero ¿estó no debería ser la menor de tus preocupaciones?

1. Empieza generando una lista de todas las hojas de cálculo y su ubicación
2. Describe qué es lo que hace cada una de esas hojas de cálculo y quién o quiénes son los responsables de llenarlas.
3. Generá un diagrama de todo el flujo de la información, quién empieza a capturarla, por qué áreas tiene que pasar y finalmente a dónde llega, imprímelo y pégalo en la pared de tu oficina con el título “Proceso de Planeación”.
4. Posiblemente para esta etapa te podras haber dado cuenta de que no sólo intervenían las hojas de cálculo que tú considerabas, sino muchas más, y sucede con cada uno de los usuarios, el cuál si esquematizaras te encontrarías con una lista interminable de procesos alternos de planeación que cada uno podría pegar en su oficina.

Otra alternativa sería esperar que el “experto” llegue a resolvernos la vida, aunque posiblemente tú seas ese experto, y si quieres resolver tu problema de raíz implementa una solución de planeación como IBM Cognos Planning.

Hasta el siguiente tip la proxima semana.

INPHINI
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